Platform voor investeringsbankiers

Projectoverzicht

Organisatie

FMO is de Nederlandse ontwikkelingsbank die investeert in projecten in meer dan 80 ontwikkelingslanden. De organisatie opereert in een sterk gereguleerde financiële omgeving met complexe interne besluitvormingsprocessen.

Context

De interne tooling van FMO ondersteunt kritieke bancaire workflows voor meerdere teams. Investmentmedewerkers verwerken jaarlijks honderden complexe wijzigingsverzoeken en kredietbeoordelingen, waardoor duidelijkheid, traceerbaarheid en efficiëntie essentieel zijn.

Rol

Digital Product Designer, embedded in een cross-functioneel productteam, nauw samenwerkend met product owners, developers en domeinexperts.

Impact

• ↓ 30% doorlooptijd voor wijzigingsverzoeken op leningen
• ↓ 50% tijd besteed aan het verzamelen van data in de vroege workflowstappen
• designfundament opgeschaald naar 10+ interne applicaties

Een herontworpen workflow en gedeeld designfundament dat FMO hielp om van gefragmenteerde, documentgedreven bankprocessen te bewegen naar een schaalbaarder digitaal ecosysteem.

Probleem & context

Het probleem

Interne besluitvorming was gebaseerd op gefragmenteerde workflows rondom e-mailoverdrachten, Word-sjablonen, Excel-bestanden en losstaande tools. Hierdoor waren processen rondom contractwijzigingen traag, foutgevoelig en moeilijk schaalbaar. Medewerkers besteedden te veel tijd aan administratieve handelingen en te weinig aan risicoanalyse en klantimpact.

Video van de bestaande workflow:

Regulatoire en organisatorische context

Contractwijzigingen konden worden getriggerd door klantverzoeken, maar ook door externe gebeurtenissen zoals politieke instabiliteit of natuurrampen in het land waar een project plaatsvindt. In deze context zijn nauwkeurigheid, compliance en volledige traceerbaarheid essentieel.

Gebruikers & stakeholders

Primaire gebruikers

Interne bankmedewerkers uit verschillende afdelingen, waaronder analisten, portfoliomanagers en besluitvormers, elk met eigen informatiebehoeften en regulatoire verantwoordelijkheden.

Belangrijke stakeholders

Product owners, developers, business analysts en compliance stakeholders, die ieder op hun eigen manier invloed hebben op ontwerpbeslissingen binnen de organisatie.

Doelstelling

Designdoel

Het doel was om het proces rondom contractwijzigingen te stroomlijnen door een duidelijkere en consistenter opgebouwde workflow te ontwerpen die besluitvorming ondersteunt binnen een complexe regulatoire context.

Productvisie

De ambitie was om een naadloze ‘Flow’-ervaring te creëren: één coherente workflow die de complexiteit van meerdere onderliggende systemen verbergt achter een gestructureerde en intuïtieve interface.

Onderzoek & inzichten

Het proces in kaart brengen

Het bestaande proces was deels open voor interpretatie, waardoor teams stappen verschillend uitvoerden afhankelijk van hun rol en ervaring. We brachten de volledige workflow in kaart, toetsten deze aan de regulatoire eisen en identificeerden waar onduidelijkheid, duplicatie en overdrachtsmomenten vertraging veroorzaakten.

Besluitvorming structureren

In plaats van maximale flexibiliteit te behouden, introduceerden we meer structuur. Vooraf gedefinieerde stappen, duidelijke eigenaarschap en zichtbare statussen verminderden ambiguïteit, ondersteunden compliance en maakten samenwerking voorspelbaarder.

Conceptontwikkeling

We gingen snel over naar conceptontwikkeling, omdat vroege visuele artefacten stakeholders hielpen concreter te reageren en de toekomstige richting te valideren. Het eerste concept richtte zich op een duidelijk overzicht van klantcontext, processtatus en vervolgstappen.

Dit leidde tot de introductie van ‘cases’: een manier om taken, eigenaarschap en input van verschillende afdelingen te bundelen in één beheersbare workflow, in plaats van werk te verspreiden over losse documenten en e-mails.

Designbeslissingen & iteraties

Doel

Het uiteindelijke product, Flow genoemd, beheert een wijzigingsverzoek van initiatie tot afronding. Het verbetert de zichtbaarheid van het proces, vermindert frictie en helpt te waarborgen dat de juiste workflow wordt gevolgd.

Set-up

Een portfolio officer maakt een case aan, definieert het doel van de wijziging en wordt daarmee de case owner. Dit creëert vanaf het begin duidelijk eigenaarschap en geeft de organisatie een zichtbare bron van waarheid voor voortgang en verantwoordelijkheden.

Assessments

Verschillende soorten wijzigingen vereisen verschillende beoordelingen. Een gedeeld design system hielp om de ervaring consistent te houden over deze variaties heen, terwijl de workflow zich kon aanpassen aan de specifieke eisen van elke case.

Input van afdelingen

Wanneer juridische, compliance- of andere afdelingen moesten bijdragen, kregen zij hun eigen gestructureerde taak binnen de case. Dit verving ad-hoc overdrachten door een duidelijker en beter navolgbaar samenwerkingsmodel.

Andere tools

Flow maakte deel uit van een breder intern ecosysteem. Verschillende andere tools ondersteunden aangrenzende bankprocessen en leverden informatie die ook in het wijzigingsproces werd gebruikt. In plaats van elk product afzonderlijk te ontwerpen, gebruikten we een gedeeld design system en interactiemodel om consistentie te creëren binnen het bredere platform.

Dit designfundament werd niet alleen gebruikt voor Flow, maar hielp ook bij het structureren van producten zoals CFC, FISH, REACT, AMO en PMA. Samen vormden deze tools een coherenter intern platform in plaats van een verzameling losse applicaties.

CFC

De Capture Financial Covenants (CFC) tool ondersteunt het monitoren van financiële convenanten: contractuele drempelwaarden en regels die de financiële gezondheid en het gedrag van een klant volgen. Het fungeert als de centrale bron voor convenantinformatie.

FISH

De financiële spreading tool stelt bankiers in staat om financiële rapportages van klanten, zoals jaarrekeningen, te registreren en te structureren zodat deze elders in het proces kunnen worden gebruikt.

REACT

REACT registreert signalen zoals Early Warning Signals of Unable-To-Pay triggers en ondersteunt het herclassificeren van risicoprofielen.

AMO

De Arrears Monitoring applicatie ondersteunt het monitoren van achterstallige betalingen en helpt risico-events rondom betalingsachterstanden te detecteren volgens kredietbeleid en rapportagevereisten.

PMA

De Party Monitoring Application monitort partijen met schulden en bewaakt de ontvangst van correcte compliance-documentatie.

Beperkingen & randvoorwaarden

Werken in deze context betekende navigeren tussen technische, organisatorische en regulatoire beperkingen. Mendix legde duidelijke grenzen op aan designflexibiliteit, terwijl bancaire regelgeving en bestaande legacyprocessen bepaalden hoe ver workflows daadwerkelijk konden worden herontworpen.

Ontwerpen binnen platformbeperkingen

In plaats van deze beperkingen als blokkades te zien, stemden we interactiepatronen en layouts af op technische haalbaarheid. Hierdoor konden we een gedeeld designfundament bouwen dat onderhoudbaar en schaalbaar was over meerdere interne producten.

Resultaat & impact

De lancering van Flow in 2025 markeerde een omslagpunt in de digitale volwassenheid van FMO. Door gefragmenteerde, documentgedreven workflows te vervangen door een gestructureerd digitaal proces ontstond meer overzicht, minder frictie en een duidelijker operationeel model.

Het meest tastbare resultaat was een reductie van ongeveer 30% in de doorlooptijd van wijzigingsverzoeken voor actieve leningen. De vroege workflowstappen, met name het verzamelen en structureren van relevante data, werden ongeveer 50% sneller. Handmatige administratie en dubbel invoeren van data werden grotendeels geëlimineerd, waardoor medewerkers meer tijd kregen voor werk met hogere waarde.

Wat begon als een tool voor wijzigingsverzoeken groeide uit tot een suite van meer dan 10 interne applicaties. Het gedeelde design system en interactiemodel zorgden voor consistentie over dit bredere platform, inclusief tools zoals CFC, FISH, REACT, AMO en PMA, waardoor nieuwe producten sneller ontwikkeld en gelanceerd konden worden.

Ondanks eerdere scepsis stabiliseerde de gebruikerstevredenheid snel. De intuïtieve interface, het duidelijke eigenaarschap en de verminderde afleiding werden herhaaldelijk genoemd als sterke punten. Het project versterkte daarnaast de positie van design binnen de organisatie door de meetbare waarde van gestructureerde UX in een complex financieel domein te laten zien.

Belangrijkste inzichten

Visuele artefacten zijn essentieel voor alignment in complexe domeinen

In een investment banking-context vonden stakeholders en toekomstige gebruikers het vaak lastig om requirements te formuleren zonder concrete visuals. Vroege concepten en ‘talking screens’ waren cruciaal om gezamenlijk begrip en richting te creëren.

Nauwkeurigheid creëert vertrouwen in financiële producten

Precisie in datavisualisatie was essentieel. Meerdere iteraties en het gebruik van realistische data maakten ontwerpen geloofwaardig en bruikbaar voor echte besluitvorming.

Iteratie is een voorwaarde voor vertrouwen, niet voor perfectie

Regelmatige iteraties verminderden onzekerheid en hielpen stakeholders betekenisvoller te reageren op het product in plaats van op abstracte ideeën.

Gestructureerde UX kan transformatie aanjagen

Dit project liet zien dat UX niet alleen een interface-laag is, maar onderdeel kan zijn van een bredere organisatorische verschuiving van documentgedreven processen naar een meer datagedreven manier van werken.

Design systems creëren waarde voorbij één product

Het sterkste langetermijneffect was niet alleen het succes van Flow zelf, maar het hergebruik van hetzelfde designfundament in meerdere interne tools, waardoor consistentie verbeterde en toekomstige ontwikkeling werd versneld.

Achtergrond & team

Dit project werd uitgevoerd door Soda Studio, een digital product design agency in Amsterdam. In mijn rol als Sr. Product Designer was ik onderdeel van een scrumteam bij FMO. Dit team bestond uit een Product Owner, meerdere Business Analysts en Mendix developers. Daarnaast werkte ik samen met een design lead en een design system developer. Ik was vanaf het begin betrokken bij het concepttraject gedurende ongeveer 1,5 jaar en ontwierp in die periode de producten uit deze case.